Hospitalisation — Clinique Drouot Sport et Arthrose

1. Qui fait quoi

• Cadre de santé : construit et ajuste le planning, ouvre ou ferme les jours, gère le personnel et ses coordonnées, crée les comptes, consulte la synthèse, envoie les plannings. Son compte est créé par l’administrateur du site (Utilisateurs → rôle « Cadre de santé »).
• Cadre de santé — Suivi patients (lecture seule) : lien « Suivi patients (lecture) » en haut de page : prothèses à venir, bilans pré-opératoires en attente et rappels de RDV d’anesthésie, sans modification possible. Données médicales : double authentification (code de l’application d’authentification, QR code à scanner la première fois) ; chaque consultation est tracée.
• Infirmier·e·s (IDE) et aides-soignant·e·s (AS), de jour ou de nuit : consultent leur planning, notent leurs indisponibilités, consultent les coordonnées de l’équipe.
• Vacataires (IDE ou AS) : notent leurs disponibilités ; ils ne sont placés que les jours où ils se sont dits disponibles.
• Les comptes du personnel n’ont accès qu’au planning paramédical (pas au reste du site de l’équipe d’anesthésie).

2. Les règles du planning

• Postes de 12 heures : Jour (J) de 7 h à 19 h, Nuit (N) de 19 h à 7 h.
• Jour ouvert (du lundi au vendredi par défaut) : 3 IDE + 3 AS de jour et 1 IDE + 1 AS de nuit.
• Jour fermé (samedi, dimanche et jours fériés par défaut) : astreinte (A) : 1 IDE + 1 AS. L’astreinte ne compte pas comme une journée ni dans le temps de travail : elle peut donc faire dépasser le plafond hebdomadaire. Le week-end, l’astreinte est confiée de préférence à la même personne le samedi et le dimanche.
• Ouverture d’un jour d’astreinte (prévue à l’avance ou à la dernière minute) : les personnes d’astreinte passent en poste de jour ; leurs 12 heures sont effectives et comptent dans le temps de travail. Le cadre complète ensuite l’effectif du jour ouvert.
• Temps de travail : en moyenne 3 postes de 12 h par semaine ; jamais plus de 3 postes par semaine (44 h), du lundi au dimanche, jours fériés inclus ; jamais plus de 3 jours de suite ; pas de poste de jour le lendemain d’une nuit ; un seul poste par jour.

3. Pour le personnel

1. Première connexion : le cadre vous remet votre identifiant (prénom.nom) et un code provisoire. À la première connexion, choisissez votre propre code (12 caractères au moins, avec majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial).
2. Mes disponibilités :
   • Titulaires : vous êtes présent·e par défaut. Touchez les jours où vous êtes indisponible (ils deviennent rouges) ; touchez de nouveau pour annuler.
   • Vacataires : touchez les jours où vous êtes disponible (ils deviennent verts). Sans indication, vous n’êtes pas sollicité·e.
   • Date limite : le 10 du mois précédent (ex. le 10 septembre pour le planning d’octobre). Un rappel est envoyé par e-mail le 7. Après la date limite, les jours sont verrouillés : pour un changement, adressez-vous au cadre de santé (qui peut toujours les modifier). Changez de mois avec ‹ ›.
3. Mon planning (premier onglet, à l’ouverture) : mes postes des 31 prochains jours, semaine par semaine — date, poste et horaires, et les collègues du même poste ; total d’heures et d’astreintes ; lien vers le planning complet en PDF.
4. Mon agenda : le calendrier du mois avec vos postes (jour, nuit, astreinte), le total d’heures et d’astreintes. Le planning peut évoluer : consultez-le régulièrement.
5. Échanges de postes (dans « Mon agenda ») : touchez un de vos postes à venir, puis
   • Céder ce poste à un·e collègue de même fonction (IDE ou AS), nommé·e, ou à tous (le ou la premier·e volontaire) ;
   • ou l’échanger contre un poste d’un·e collègue : choisissez la personne puis son poste (seuls ceux des jours où vous ne travaillez pas sont proposés).
   Le ou la collègue reçoit un e-mail et répond dans « Mon agenda » (« Demandes reçues », pastille rouge sur l’onglet) : Accepter ou Refuser. Une fois acceptée, la demande est validée par le cadre de santé : le planning n’est modifié qu’à ce moment-là, et chacun·e est prévenu·e par e-mail. Vous pouvez annuler votre demande tant qu’elle n’est pas validée ; ⇄ dans le calendrier signale un poste en cours d’échange.
6. Coordonnées : téléphones et e-mails de l’équipe paramédicale d’hospitalisation.
7. Messagerie (lien en haut de page, avec le nombre de messages non lus) : salon « Paramédical hospitalisation » (cadre, IDE, AS), salon « Équipe » (tous les comptes de l’application) et messages privés. Aucune donnée patient dans la messagerie.

4. Pour le cadre de santé

1. Personnel et coordonnées : « + Ajouter une personne » (nom, prénom, fonction IDE ou AS, équipe de jour, de nuit ou vacataire, téléphone, e-mail). « Modifier » permet de mettre à jour une fiche ou de la passer « hors activité ». « Créer le compte » donne l’identifiant et un code provisoire, affiché une seule fois, à transmettre de vive voix.
2. Ouvrir / fermer les jours : en tête de chaque colonne, « ouv. » (jour ouvert) ou « astr. » (jour fermé, astreinte) ; un clic bascule. Ouvrir un jour d’astreinte transforme l’astreinte en poste de jour de 12 h.
3. Remplissage automatique (bouton rouge en forme de buzzer, signe d’un automatisme) : propose les postes encore vides des jours à venir (vos choix déjà saisis sont gardés). Titulaires en priorité, sauf indisponibilité ; vacataires disponibles en dernier recours ; répartition équitable dans le mois et lissage : quand les titulaires ne suffisent pas à couvrir tous les postes de la semaine, leur présence est répartie sur tous les jours ouverts (les manques sont étalés au lieu de s’accumuler en fin de semaine) ; respect des règles (3 postes / semaine, 3 jours de suite, pas de jour après une nuit) et des règles individuelles de l’onglet « Règles ». Les postes impossibles à pourvoir sont listés. « Appliquer » enregistre la proposition.
4. Repartir de zéro : « Vider le mois » efface tous les postes des jours à venir du mois affiché (y compris ceux placés à la main), après confirmation ; les jours passés, l’ouverture / fermeture des jours, les disponibilités et les règles sont gardés. Relancez ensuite « Remplissage automatique ». L’opération est notée dans l’historique.
5. Ajuster à la main : cliquez une case pour choisir Jour, Nuit, Astreinte ou « — ». Vous pouvez toujours imposer un choix, même hors règles : la case est alors encadrée de rouge, avec la raison au survol.
6. Lire la grille : J (bleu), N (bleu foncé), A (jaune) ; hachures rouges : indisponible ; vert : vacataire disponible. Ligne « Manques » : postes non pourvus (ex. « Ji2 » = 2 IDE de jour, « Na1 » = 1 AS de nuit, « Ai1 » = astreinte IDE).
7. Disponibilités : le personnel les donne jusqu’au 10 du mois précédent (rappel automatique par e-mail le 7) ; le planning peut donc être construit à partir du 11 et il est envoyé à chacun le 15. Vous pouvez saisir celles de n’importe qui (menu « Personne »), sans date limite.
8. Échanges : toutes les demandes d’échange du personnel, « à valider » (acceptées par le ou la collègue, pastille rouge sur l’onglet), « en attente de réponse » et l’historique de 60 jours. Les alertes signalent ce qui ne serait plus respecté après l’échange (3 postes / semaine, jours de suite, jour après une nuit, règles individuelles). Valider modifie le planning et prévient les deux personnes ; Refuser (motif facultatif) les prévient aussi. Notez en haut de l’onglet l’e-mail du cadre, qui reçoit un message à chaque échange à valider.

5. Règles individuelles (onglet « Règles »)

Ce menu est réservé au cadre de santé et à l’administrateur du site : eux seuls décident des règles (le personnel n’y a pas accès). Le cadre note ici les particularités de chacun ; elles peuvent évoluer à tout moment (modifier, désactiver, supprimer). Chaque règle est affectée aux personnes concernées (une ou plusieurs, « tous » coche toute une équipe).

• Préférences — le remplissage automatique les favorise sans les imposer :
  • Préfère travailler le… (ex. mercredi) ;
  • Préfère ne pas travailler le… ;
  • Privilégier les journées consécutives (postes groupés, dans la limite de 3 jours de suite) ;
  • Éviter les journées consécutives (postes espacés).
• Limites — toujours respectées par le remplissage automatique ; un poste placé à la main qui ne les respecte pas est encadré de rouge dans la grille :
  • Au plus un mercredi sur 2 (ou sur 3, 4… semaines ; un autre jour au choix ; chaque jour coché est compté à part) ;
  • Au plus 1 ou 2 postes par semaine (temps partiel).
  • Incompatibilité entre personnes : les personnes cochées (au moins deux) ne sont jamais ensemble sur le même poste du même jour (ou au plus 2 / 3 ensemble). Exemple pour l’ancienneté : cochez les personnes nouvellement arrivées avec « jamais deux ensemble » — chaque poste de jour, de nuit ou d’astreinte comptera au plus une personne nouvelle.
• Une note facultative rappelle le motif (ex. « garde d’enfants »).
• Hiérarchie des règles d’une personne (encadré « Par personne — hiérarchie des règles ») : toutes ses règles, limites et préférences, sont numérotées et se reclassent avec ▲ ▼ dès qu’elle en a deux (classement propre à chaque personne, même si une règle est partagée).
  • Préférences : la 1re pèse 3 fois plus, la 2e 2 fois plus que les suivantes ; en cas de conflit, la mieux classée l’emporte.
  • Limite absolue (placée au-dessus de toutes les préférences — c’est le cas par défaut) : jamais dépassée par le remplissage automatique.
  • Limite assouplie (placée sous une préférence) : respectée autant que possible ; le remplissage automatique ne la dépasse qu’en dernier recours, quand sinon le poste resterait vide (et après les vacataires disponibles). La case est alors encadrée de rouge.

6. Synthèse des heures et des astreintes

• Par personne et par mois : heures (12 h par poste de jour ou de nuit, y compris un jour d’astreinte ouvert) et nombre d’astreintes (« +2A »).
• Totaux de l’année, heures réalisées et astreintes réalisées (jours passés). Changez d’année avec ‹ ›.

7. Envoi des plannings le 15

• Le 15 de chaque mois (vers 8 h), chaque membre du personnel paramédical ayant un e-mail (et lui seul, expéditeur « Planning paramédical – Clinique Drouot ») reçoit le planning complet du mois suivant en PDF (toute l’équipe, A4 paysage, avec le total d’heures et d’astreintes de chacun) ; le cadre en reçoit une copie (e-mail noté dans « Échanges »).
• Destinataires : uniquement le personnel paramédical d’hospitalisation — cadre de santé, IDE et AS (vacataires compris) ayant un e-mail ; jamais l’équipe d’anesthésie. La liste exacte s’affiche dans « ✉ Envoi du planning par e-mail » (« Destinataires »), avec les personnes sans e-mail.
• Message modifiable : « ✉ Envoi du planning par e-mail » (onglet Planning) ouvre l’objet et le texte du message, utilisés aussi pour l’envoi automatique. Champs remplacés pour chacun : {prénom}, {nom}, {mois}, {mes postes} (liste de ses postes), {total}, {lien}. « Message par défaut » rétablit le texte d’origine.
• Le cadre peut aussi envoyer à tout moment le planning du mois affiché (« ✉ Envoyer maintenant »), par exemple après une modification importante. « Planning complet (PDF) » l’affiche pour l’imprimer ; le personnel le trouve aussi dans « Mon agenda ».

8. Données et confidentialité

• Le planning ne contient aucune donnée patient. Il contient les coordonnées professionnelles du personnel, visibles uniquement par l’équipe paramédicale d’hospitalisation et le cadre.
• Chaque modification importante (ouverture d’un jour, remplissage automatique, création de compte, envoi des plannings) est tracée dans l’historique du site.